Kadencja a mandat członka rady nadzorczej w spółce akcyjnej

Kadencja a mandat – dwa różne pojęcia

Na gruncie prawa spółek pojęcia kadencji i mandatu nie są tożsame, choć często są tak traktowane. Kadencja to okres, na jaki członek rady nadzorczej został powołany – i co do zasady, jeśli statut nie stanowi inaczej, liczy się ją w pełnych latach obrotowych. Z kolei mandat to uprawnienie do wykonywania funkcji członka organu – powstaje z chwilą powołania i trwa do chwili jego wygaśnięcia. W praktyce oznacza to, że choć kadencja i mandat rozpoczynają się równocześnie, ich zakończenie następuje w różnych momentach. Kadencja kończy się z upływem określonej liczby pełnych lat obrotowych, natomiast mandat – dopiero z chwilą spełnienia przesłanek ustawowych, o czym szerzej poniżej.

Kadencja w pełnych latach obrotowych

Zgodnie z art. 369 § 4 Kodeksu spółek handlowych (stosowanym odpowiednio do rady nadzorczej na podstawie art. 386 § 2), kadencję członka organu liczy się w pełnych latach obrotowych. Jeżeli zatem powołanie nastąpiło w trakcie roku, ten niepełny okres nie jest uwzględniany w obliczeniach. Kadencja rozpoczyna się od pierwszego pełnego roku obrotowego następującego po dniu powołania. W efekcie trzyletnia kadencja członka rady nadzorczej, powołanego w czerwcu danego roku, obejmie lata obrotowe rozpoczynające się dopiero od 1 stycznia kolejnego roku – o ile statut nie przewiduje inaczej.

Prolongacja mandatu – ustawowa reguła

Najczęściej popełnianym błędem przy analizie składu rady nadzorczej jest utożsamianie końca kadencji z wygaśnięciem mandatu. Tymczasem mandat członka rady nadzorczej nie wygasa z końcem kadencji – wygasa on dopiero z dniem odbycia walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy, w którym trwała kadencja. Jest to tzw. koncepcja prolongacyjna, która znajduje obecnie wyraźne oparcie w przepisach ustawy. W efekcie nawet po zakończeniu kadencji – rozumianej jako określona liczba pełnych lat obrotowych – członek rady nadzorczej zachowuje umocowanie do działania aż do zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ten ostatni rok. W praktyce mandat może więc trwać kilka miesięcy dłużej niż sama kadencja – czasem nawet do połowy kolejnego roku.

Ciągłość działania organu i ochrona ważności uchwał

Zastosowanie koncepcji prolongacyjnej pozwala na zachowanie ciągłości działania rady nadzorczej i ogranicza ryzyko „próżni kompetencyjnej”. Dzięki tej regulacji, członkowie organów nie tracą automatycznie uprawnień wraz z końcem kadencji – co miałoby istotne konsekwencje dla ważności podejmowanych uchwał, udziału w posiedzeniach czy reprezentacji interesów spółki. Z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu kluczowe jest bowiem, aby nie dochodziło do sytuacji, w której osoba nieposiadająca już mandatu działa w imieniu spółki. Dzięki prolongacji mandatu, spółka zyskuje czas na dokonanie formalnych wyborów nowego składu rady nadzorczej bez ryzyka paraliżu decyzyjnego.

Przepis dyspozytywny, ale domyślnie obowiązujący

Ustawowa reguła prolongacji mandatu ma charakter dyspozytywny, co oznacza, że spółka może przewidzieć inne zasady w statucie. W przypadku braku odmiennych postanowień, zastosowanie znajduje jednak bezpośrednio przepis KSH – a więc mandat trwa aż do odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni rok kadencji. Dla praktyki nadzorczej oznacza to konieczność dokładnej analizy zarówno treści statutu, jak i dokumentacji korporacyjnej – w szczególności dat powołań, okresu kadencji i terminarza zgromadzeń zatwierdzających sprawozdania.